Tính số lượng khăn giấy rút cho văn phòng: làm theo từng vị trí
Cách tính số lượng khăn giấy rút cho văn phòng gồm ba bước: tính số tờ dùng mỗi ngày ở từng vị trí (bàn làm việc, phòng họp, lễ tân, pantry, khu vệ sinh), nhân với số ngày làm việc, rồi chia cho số tờ mỗi hộp hoặc gói của mã đang dùng. Cộng theo mã, làm tròn lên, sau đó quy ra thùng, bao đúng quy cách để đặt hàng.
Văn phòng dùng bao nhiêu khăn giấy một tháng?
Chúng tôi không có một định mức chuẩn áp dụng cho mọi văn phòng. Lượng dùng phụ thuộc số người, số lượt khách, số cuộc họp, số ngày làm việc và thói quen của từng nơi. Vì vậy mọi định mức số tờ trong bài này đều là giả sử để minh hoạ cách tính. Anh/chị thay bằng số của văn phòng mình, rồi chỉnh lại sau 1–2 tháng ghi sổ.
Tính trước vẫn đáng làm: anh/chị đặt đúng lượng, không để kho tồn cả chục thùng hay khu vệ sinh hết giấy giữa tuần, và chốt được lịch giao ổn định.
Công thức theo từng vị trí
Số hộp (gói) mỗi tháng = Số tờ dùng mỗi ngày × Số ngày làm việc ÷ Số tờ mỗi hộp (gói)
Phần khác nhau giữa các vị trí là cách ra “số tờ dùng mỗi ngày”:
- Bàn làm việc: số người có hộp trên bàn × số tờ mỗi người dùng trong ngày.
- Phòng họp: số phòng × số cuộc họp mỗi phòng mỗi ngày × số tờ mỗi cuộc.
- Quầy lễ tân: số lượt khách × số tờ mỗi lượt, cộng phần nhân viên lễ tân dùng.
- Pantry, khu ăn trưa: số người dùng pantry × số tờ mỗi người trong ngày (lau tay, lau bàn, thấm nước đổ).
- Khu vệ sinh: số người × số lần rửa tay mỗi ngày × số tờ mỗi lần lau.
Số tờ để chia lấy theo quy cách của từng mã:
- Japani Silk 180 (JPS180): 180 tờ/hộp, 50 hộp/thùng carton.
- Japani Silk 80 (JPS80): 80 tờ/hộp, 80 hộp/thùng carton.
- Japani Silk 400 (JPS400): 200 tờ × 2 lớp/gói, 25 gói/bao PE.
- Khăn lau tay Japani 20-2, Roto 20-2, An Khang 20-2: 102 tờ/gói, 50 gói/bao PE.
Một lưu ý nhỏ: nên cộng số tờ của các vị trí dùng chung một mã rồi mới chia và làm tròn. Làm tròn từng vị trí riêng sẽ đội lên vài hộp.
Ví dụ minh hoạ: văn phòng 50 người
Các con số dưới đây là giả định, không phải định mức. Giả sử: 50 nhân viên, 22 ngày làm việc/tháng, 2 phòng họp, 1 quầy lễ tân, 1 pantry.
Bàn làm việc: hộp JPS80
Giả sử mỗi người có một hộp trên bàn và dùng 5 tờ/ngày: 50 × 5 = 250 tờ/ngày. Một tháng: 250 × 22 = 5.500 tờ. Chia 80 tờ/hộp được 68,75, làm tròn 69 hộp JPS80. Nếu chỉ đặt hộp ở một số bàn dùng chung, anh/chị thay 50 bằng số người thực dùng.
Phòng họp: hộp JPS180
Giả sử mỗi phòng có 3 cuộc họp/ngày, mỗi cuộc dùng 10 tờ: 2 × 3 × 10 = 60 tờ/ngày. Một tháng: 60 × 22 = 1.320 tờ.
Quầy lễ tân: hộp JPS180
Giả sử 30 tờ/ngày cho khách và nhân viên lễ tân. Một tháng: 30 × 22 = 660 tờ.
Cộng phòng họp và lễ tân: 1.320 + 660 = 1.980 tờ. Chia 180 tờ/hộp được đúng 11 hộp JPS180.
Pantry: khăn lau tay Japani 20-2
Giả sử mỗi người dùng 2 tờ/ngày ở pantry: 50 × 2 = 100 tờ/ngày. Một tháng: 100 × 22 = 2.200 tờ.
Khu vệ sinh: khăn lau tay Japani 20-2
Giả sử mỗi người rửa tay 4 lần/ngày, mỗi lần lau 2 tờ: 50 × 4 × 2 = 400 tờ/ngày. Một tháng: 400 × 22 = 8.800 tờ.
Cộng pantry và khu vệ sinh: 2.200 + 8.800 = 11.000 tờ. Chia 102 tờ/gói được khoảng 107,8, làm tròn 108 gói Japani 20-2. Toà nhà có khách vãng lai dùng nhà vệ sinh, hoặc nhiều tầng dùng chung một khu, thì tính theo lượt dùng thay vì số nhân viên; cách làm có ở bài cách tính lượng khăn giấy lau tay cho nhà vệ sinh.
Bảng tính mẫu để anh/chị điền số của mình
Mỗi dòng là một vị trí. Tờ/tháng = A × B × C × D. Các số trong bảng là ví dụ giả định ở trên.
| Vị trí | Mã | A: số người / số điểm | B: lượt mỗi ngày | C: tờ mỗi lượt | D: ngày làm việc | Tờ/tháng | Tờ mỗi hộp (gói) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bàn làm việc | JPS80 | 50 người | 1 | 5 | 22 | 5.500 | 80 |
| Phòng họp | JPS180 | 2 phòng | 3 cuộc | 10 | 22 | 1.320 | 180 |
| Quầy lễ tân | JPS180 | 1 quầy | 1 | 30 | 22 | 660 | 180 |
| Pantry | Japani 20-2 | 50 người | 1 | 2 | 22 | 2.200 | 102 |
| Khu vệ sinh | Japani 20-2 | 50 người | 4 lần | 2 | 22 | 8.800 | 102 |
Văn phòng làm thêm thứ Bảy thì đổi cột D thành số ngày làm việc thật trong tháng, ví dụ 26.
Quy đổi ra thùng, bao để đặt hàng
| Mã | Cần mỗi tháng (giả định) | Quy cách | Đặt cho 1 tháng | Đặt cho 3 tháng |
|---|---|---|---|---|
| JPS80 | 69 hộp | 80 hộp/thùng | 1 thùng (dư 11 hộp) | 207 hộp: 3 thùng (dư 33 hộp) |
| JPS180 | 11 hộp | 50 hộp/thùng | 1 thùng dùng được hơn 4 tháng | 33 hộp: 1 thùng (dư 17 hộp) |
| Japani 20-2 | 108 gói | 50 gói/bao PE | 3 bao (dư 42 gói) | 324 gói: 7 bao (dư 26 gói) |
Đặt theo quý thường gọn hơn với các mã dùng ít như JPS180, còn khăn lau tay nên chia lịch giao theo tháng để kho không chật. Nếu khu ăn trưa cần khăn mềm đặt trên bàn, anh/chị có thể thêm vài gói Japani Silk 400 và tính theo cùng công thức, chia 200 tờ kép mỗi gói.
Theo dõi 1–2 tháng rồi chỉnh
Con số đầu tiên chỉ là điểm xuất phát. Cách làm thực tế:
- Đặt theo số tính được, tháng đầu cộng thêm khoảng 10–15% dự phòng.
- Ghi lại ngày mở thùng, mở bao và số hộp, số gói xuất cho từng khu. Một bảng tính đơn giản là đủ.
- Sau 1–2 tháng, so lượng dùng thật với số dự tính. Chênh nhiều ở vị trí nào thì xem lại cột B, C của vị trí đó.
- Chốt con số ổn định rồi trao đổi lịch giao lặp lại khi nhận báo giá.
Tháng có sự kiện, tuyển dụng hay tiếp khách đông thì lượng dùng tăng. Anh/chị nên báo trước để điều chỉnh đơn tháng đó.
Cách tiết kiệm khăn giấy văn phòng: mẹo giảm hao hụt
- Dùng hộp đựng có khoá ở khu vệ sinh. Hộp gắn tường Roto RT8038A có khoá, rút từng tờ, có mặt quan sát lượng giấy. Giấy khó bị lấy cả xấp, nhân viên tạp vụ nhìn là biết lúc nào cần nạp.
- Đúng loại đúng chỗ. Không đặt giấy lụa ở bồn rửa tay. Giấy mỏng gặp tay ướt thường nhanh nhũn, mỗi lần lau phải rút nhiều tờ. Khăn lau tay 20gsm trở lên thường thấm nhanh hơn, dùng ít tờ hơn.
- Hộp nhỏ cho bàn cá nhân, hộp lớn cho chỗ dùng chung. JPS80 gọn, hợp đặt trên từng bàn. JPS180 để ở phòng họp, lễ tân để đỡ thay hộp giữa ngày.
- Một người phụ trách cấp phát. Kho khăn giấy có người giữ, cấp theo khu vực, dễ theo dõi hơn để mở tự do.
Một số thói quen khác làm tốn giấy được nêu ở bài lỗi thường gặp khi dùng khăn giấy rút.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao biết đơn vị cần bao nhiêu khăn giấy mỗi tháng?
Dùng công thức ở trên để ra con số đặt thử, rồi ghi số hộp, số gói xuất cho từng khu trong 1–2 tháng. Số ghi sổ mới là định mức của đơn vị anh/chị.
Văn phòng 50 người cần khoảng bao nhiêu khăn giấy?
Với các giả định trong bài, khoảng 69 hộp JPS80, 11 hộp JPS180 và 108 gói Japani 20-2 mỗi tháng. Định mức số tờ của anh/chị khác thì kết quả khác, nên thay số vào bảng tính mẫu.
Có cần tính riêng khăn lau tay và khăn hộp không?
Có. Hai loại khác số tờ mỗi đơn vị (102 tờ/gói so với 80 hoặc 180 tờ/hộp) và khác quy cách đóng (bao 50 gói so với thùng 50 hoặc 80 hộp), nên phải tính và đặt riêng.
Nhận báo giá theo số người
Khi đã có con số ổn định, anh/chị có thể trao đổi lịch giao lặp lại theo tháng khi nhận báo giá. Chúng tôi giao 2–48 giờ tuỳ khu vực, miễn phí giao cho đơn từ 1.000.000đ nội thành TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, có hoá đơn VAT và hợp đồng cho doanh nghiệp. Gợi ý mã cho từng vị trí và hộp gắn tường có ở trang khăn giấy cho văn phòng; toàn bộ 14 mã xem tại trang sản phẩm.
Chưa rõ các loại khăn khác nhau thế nào? Đọc bài khăn giấy rút là gì. Gửi số người, số phòng họp và số khu vệ sinh qua Zalo hoặc gọi 0903 004 112 (Tuấn Nguyễn), hoặc gửi yêu cầu tại trang liên hệ, chúng tôi tính lượng và báo giá theo tháng.